Aplicando Scrum para Estudiar
Hola a tod@s,
En esta entrada del blog os quiero compartir cómo Scrum ha ayudado a mi novia a mejorar la manera de estudiar. Ella está trabajando 1 hora por la mañana y 5 por la tarde mientras se saca la carrera de Pedagogía. Además este año ha cursado dos asignaturas de prácticas externas. Estas asignaturas de prácticas externas requerían estar presente en la empresa durante 5 horas y además al final de cuatrimestre ha tenido que entregar un trabajo en relación a la labor ejercida durante su presencia en la empresa.
En resumen, de principios de diciembre a mediados de abril ha tenido 1 hora de trabajo por la mañana, más 5 horas de prácticas presenciales en la empresa y 5 horas de trabajo por las tardes. Esto suma un total de 11 horas trabajando al día.
Este curso pasado, del que estoy hablando, se ha matriculado de otras 6 asignaturas.
El primer cuatrimestre casi hasta el final no ha tenido la carga de trabajo tan intensa como la descrita anteriormente por lo que no se agobió y utilizó la manera en la que venía estudiando, realizando el apretón al final (¿os suena?).
Sin embargo, el segundo cuatrimestre no cesó, casi hasta el final, de trabajar 11 horas diarias. Esto implica mucho menos tiempo disponible para estudiar. Empezó a agobiarse y es cuando le propuse que se organizara aplicando algunas reglas de Scrum. Los objetivos principales eran los siguientes:
En esta entrada del blog os quiero compartir cómo Scrum ha ayudado a mi novia a mejorar la manera de estudiar. Ella está trabajando 1 hora por la mañana y 5 por la tarde mientras se saca la carrera de Pedagogía. Además este año ha cursado dos asignaturas de prácticas externas. Estas asignaturas de prácticas externas requerían estar presente en la empresa durante 5 horas y además al final de cuatrimestre ha tenido que entregar un trabajo en relación a la labor ejercida durante su presencia en la empresa.
En resumen, de principios de diciembre a mediados de abril ha tenido 1 hora de trabajo por la mañana, más 5 horas de prácticas presenciales en la empresa y 5 horas de trabajo por las tardes. Esto suma un total de 11 horas trabajando al día.
Este curso pasado, del que estoy hablando, se ha matriculado de otras 6 asignaturas.
El primer cuatrimestre casi hasta el final no ha tenido la carga de trabajo tan intensa como la descrita anteriormente por lo que no se agobió y utilizó la manera en la que venía estudiando, realizando el apretón al final (¿os suena?).
Sin embargo, el segundo cuatrimestre no cesó, casi hasta el final, de trabajar 11 horas diarias. Esto implica mucho menos tiempo disponible para estudiar. Empezó a agobiarse y es cuando le propuse que se organizara aplicando algunas reglas de Scrum. Los objetivos principales eran los siguientes:
- Conocer el progreso de cada asignatura.
- Poder evaluar el esfuerzo que era necesario realizar.
- Conocer su velocidad de estudio.
Lo primero que hicimos fue marcar las ceremonias y artefactos que íbamos a utilizar así como la longitud de la iteración o Sprint. Acordamos que un Sprint iba a durar dos semanas. En estas dos semanas decidimos realizar una planificación, una revisión al final para valorar lo conseguido y una retrospectiva que nos permitiese ver cómo mejorar. Eliminamos las dailys dado que el trabajo lo iba a realizar una persona y por tanto carece de sentido.
También acordamos estimar los elementos del Product Backlog por comparación usando la serie de Fibonacci, las tareas las estimaríamos en horas. Estos números nos permitiría tomar decisiones más adelante en relación a la carga de trabajo. Saber si es poca, es mucha pero abordable o inabordable.
La herramienta que hemos estado usando para organizar los elementos sobre los que trabajar es Trello, dado que las columnas nos permiten tener una organización muy visual.
También acordamos estimar los elementos del Product Backlog por comparación usando la serie de Fibonacci, las tareas las estimaríamos en horas. Estos números nos permitiría tomar decisiones más adelante en relación a la carga de trabajo. Saber si es poca, es mucha pero abordable o inabordable.
La herramienta que hemos estado usando para organizar los elementos sobre los que trabajar es Trello, dado que las columnas nos permiten tener una organización muy visual.
La primera columna que pusimos fue la de "Objetivos". En esta columna incorporamos una tarjeta por cada asignatura y dentro marcamos sus objetivos. Estos objetivos generalmente ha sido un listado de exámenes y trabajos a realizar para la asignatura. Podríamos decir que son los entregables. No todos los trabajos son obligatorios. Por lo tanto, esta columna nos ha ayudado a fijar la carga de trabajo total del cuatrimestre.
Una vez conocida la carga de trabajo definimos el "Product Backlog", que será la segunda columna. En esta columna se fija, por cada tarjeta un elemento que es posible realizar en un sprint y que tiene entidad propia. Las tarjetas tenían los siguientes campos:
- Título: Generalmente empezando con un verbo que dé pie a la acción.
- Descripción: Como la siguiente
"Como alumna
Quiero disponer del documento de evaluación
Para poder entregarlo"
- Estimación: Estimamos por comparación y utilizando la serie de Fibonacci.
- Criterios de aceptación: Listado de requisitos objetivos que aseguren que la historia se ha terminado. Algunas historias son más fácil de comprobar su terminación que otras. Por ejemplo, verificar que un trabajo está terminado es sencillo, un criterio tal que "El trabajo esté entregado por la plataforma" sería suficiente. Sin embargo, existen algunas historias como "Estudiar tema 8" puede resultar un poco abstracta de evaluar, así, contar con un criterio objetivo, como "Tener subrayado y esquematizado el tema", para este tipo de historias cogen especial relevancia.
En la tercera columna se colocaban las Historias elegidas para la siguiente Iteración o Sprint. La denominamos "Sprint Backlog" por no complicarnos mucho ;).
En la siguiente columna definimos las tareas que eran necesarias para ejecutar las historias seleccionadas para el Sprint. Esta columna se llama "Por hacer". Como he expuesto antes, estimamos el tiempo en horas que se creía necesario para realizar las tareas.
Las dos últimas columnas son las típicas, "Haciendo" y "Terminado".
Al cabo de un Sprint o dos, no recuerdo bien, le conté el motivo por el que el cambio de contexto implica tanto esfuerzo al cerebro con la consecuente perdida de tiempo. Tras esta explicación empezó a trabajar en una sola tarea cada vez hasta terminarlar o tener tiempos de espera debido a dependencias externas (como esperar a la contestación de un email por parte de un profesor para la resolución de una duda). Esto implica que, aunque no de manera oficial, se estaba aplicando de una manera suave el concepto WIP (Working In Progress).
Creo que la retrospectiva y el hecho de buscar algo que mejorar en la manera de estudiar es una de las cosas que más le ha costado, y le sigue costando. Sin embargo, hemos llegado a algunas conclusiones muy interesantes.
- Cosas a mantener:
- Se debe revisar el material del profesor.
- Cuando se mira el temario para los trabajos ir subrayando y haciendo los esquemas.
- Cosas a mejorar:
- Poner fechas desde el principio.
- En función de las fechas mirar en detalle que se debe hacer en cada trabajo para poder evaluarlo con antelación.
Año nuevo - Proceso modificado
Después de utilizar la manera de trabajar descrita hasta ahora durante 6 sprints y antes de ponernos manos a la obra en este nuevo curso decidimos revisarlo para ver que añadimos, que mantenemos y que quitamos.
Se ha visto muy interesante y muy útil casi todo el proceso en general, sin embargo, nos hemos dado cuenta que las historias del Sprint Backlog y las tareas del Sprint son practicamente una copia. Esto implicaba realizar un trabajo extra que no aportaba nada al proceso. Por lo tanto, hemos decidido que las Historias se conviertan en las tareas directamente. También hemos eliminado las estimaciones en horas dado que ya tenemos las referencias del año pasado para poder evaluar si una carga de trabajo es asumible o no. El resto del proceso no ha sufrido cambios.
Obviamente todos los cambios que hemos hecho son un experimento. De momento parece efectivo y satisfactorio aunque habrá que ver los resultados. De los cambios acordado soy escéptico de no revisar las horas que nos implica cierto trabajo dado que entonces no podremos ver la evolución de la efectividad del trabajo realizado. Si conseguimos cumplir la planificacicón de cada semana con el esfuerzo esperado significará que no es necesario. Si vemos que empezamos a fallar en las planificaciones, al menos, yo entenderé que es necesario realizar un seguimiento más fino para poder hacer mejores previsiones.
Se ha visto muy interesante y muy útil casi todo el proceso en general, sin embargo, nos hemos dado cuenta que las historias del Sprint Backlog y las tareas del Sprint son practicamente una copia. Esto implicaba realizar un trabajo extra que no aportaba nada al proceso. Por lo tanto, hemos decidido que las Historias se conviertan en las tareas directamente. También hemos eliminado las estimaciones en horas dado que ya tenemos las referencias del año pasado para poder evaluar si una carga de trabajo es asumible o no. El resto del proceso no ha sufrido cambios.
Obviamente todos los cambios que hemos hecho son un experimento. De momento parece efectivo y satisfactorio aunque habrá que ver los resultados. De los cambios acordado soy escéptico de no revisar las horas que nos implica cierto trabajo dado que entonces no podremos ver la evolución de la efectividad del trabajo realizado. Si conseguimos cumplir la planificacicón de cada semana con el esfuerzo esperado significará que no es necesario. Si vemos que empezamos a fallar en las planificaciones, al menos, yo entenderé que es necesario realizar un seguimiento más fino para poder hacer mejores previsiones.
Conclusiones
Las conclusiones prefiero no escribirlas yo. Dejo este espacio para que la persona que ha utilizado esta manera de trabajar pueda expresarse.
Cuando Rubén me propuso hacer Scrum para los estudios pensé que me iba a agobiar más, por tener que seguir una planificación con tareas, objetivos, etc... Pero me he llevado una grata sorpresa: ¡ahora necesito Scrum y mi tablero de Trello!
Creo que es una manera de soltar todo lo que tienes en la cabeza como “pendiente de hacer” y cogerlo poco a poco. Además, si tienes mucha carga de trabajo, como era mi caso, te permite organizar todo ese “batiburrillo” de cosas que en muchas ocasiones tenemos.
"¡Esa soy yo! 😊
En primer lugar, tengo que decir que era un poco reticente a organizarme de manera planificada, ya que hasta el momento era (como dice Rubén) de dar el apretón al final para aprobar las asignaturas de la carrera. Siempre empezaba el curso pensando en ir poco a poco desde el principio, pero luego siempre me pillaba el toro.
Cuando Rubén me propuso hacer Scrum para los estudios pensé que me iba a agobiar más, por tener que seguir una planificación con tareas, objetivos, etc... Pero me he llevado una grata sorpresa: ¡ahora necesito Scrum y mi tablero de Trello!
Creo que es una manera de soltar todo lo que tienes en la cabeza como “pendiente de hacer” y cogerlo poco a poco. Además, si tienes mucha carga de trabajo, como era mi caso, te permite organizar todo ese “batiburrillo” de cosas que en muchas ocasiones tenemos.
Todavía queda ver los resultados que tendré este curso, pero de momento tengo la sensación de que lo estoy haciendo bien.
Recomiendo cien por cien Scrum, ya que me ha demostrado que es una manera de trabajar que me permite organizar de manera eficaz todos los temas a estudiar, trabajos a realizar, pasos que dar, etc., dejándome llevar el ritmo que considere, pero cumpliendo los objetivos que me marco. De hecho, ha sido uno de los culpables de que haya obtenido los resultados que esperaba el curso pasado y espero que lo sea también de este."
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